Inventur im Lager: Stichtags-, permanente und Stichprobeninventur im Vergleich

Zum Jahresende steht in vielen Lagern der Betrieb still: Zählteams arbeiten Listen ab, und am Ende bleiben Differenzen, die niemand erklären kann. Dabei schreibt das Handelsgesetzbuch keineswegs vor, dass am 31. Dezember jeder Artikel gezählt werden muss. Es lässt mehrere Verfahren zu, die den Aufwand verteilen oder deutlich verringern, sofern die Bestandsführung im Lager zuverlässig ist. Dieser Beitrag stellt die Verfahren vor und zeigt, welche Voraussetzungen jeweils gelten.

Warum überhaupt Inventur?

Nach § 240 HGB muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, also ein Verzeichnis seiner Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert. Die Inventur ist die Bestandsaufnahme, aus der dieses Inventar entsteht. Für das Vorratsvermögen bedeutet das: Der Bestand, der in der Bilanz steht, muss durch eine Bestandsaufnahme belegt sein.

Neben der gesetzlichen Pflicht hat die Inventur einen operativen Zweck. Sie gleicht den Buchbestand im System mit dem tatsächlichen Bestand im Regal ab. Jede Differenz ist ein Hinweis auf Fehler in Prozessen: nicht gebuchte Entnahmen, Verwechslungen beim Einlagern, Schwund oder falsch erfasste Wareneingänge. Wer Inventurdifferenzen nur ausbucht, statt ihre Ursachen zu suchen, verschenkt diese Information.

Stichtagsinventur: alles an einem Tag zählen

Bei der klassischen Stichtagsinventur wird der gesamte Bestand zeitnah zum Bilanzstichtag körperlich aufgenommen, also gezählt, gemessen oder gewogen. Die Einkommensteuer-Richtlinien (R 5.3 Abs. 1 EStR) verlangen dafür eine zeitnahe Aufnahme, in der Regel innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag. Bestandsveränderungen zwischen Stichtag und Zähltag müssen anhand von Belegen oder Aufzeichnungen nachgewiesen werden.

Das Verfahren ist einfach zu verstehen und braucht keine besondere Lagerbuchführung. Sein Preis ist hoch: Während der Zählung ruhen Ein- und Auslagerungen, Personal fehlt im Tagesgeschäft, und unter Zeitdruck steigt die Fehlerquote der Zählung selbst.

Eine Entlastung bietet die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur nach § 241 Abs. 3 HGB: Die Bestandsaufnahme darf innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Bilanzstichtag stattfinden. Der Wert wird anschließend auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet. Die Zählung lässt sich so in eine ruhigere Phase legen, auch für einzelne Lagerbereiche an unterschiedlichen Tagen. Fortgeschrieben wird nur der Wert, nicht jede Menge; für den betroffenen Bereich bleibt es in der Regel eine Komplettzählung. Für Bestände mit unkontrollierbarem Schwund und für besonders wertvolle Güter ist dieser Weg steuerlich ausgeschlossen (R 5.3 Abs. 3 EStR).

Permanente Inventur: über das Jahr verteilt

Die permanente Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB verzichtet auf die Komplettzählung am Stichtag. Der Bestand zum Bilanzstichtag ergibt sich stattdessen aus der laufenden Bestandsfortschreibung, also der Lagerbuchführung. Jeder Artikel muss dennoch mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich aufgenommen werden. Der Zeitpunkt ist frei wählbar, die Zählung darf sich aber nicht auf Stichproben beschränken.

Die Voraussetzungen nennen die amtlichen Hinweise zur Einkommensteuer (H 5.3 EStH): Lagerbücher, in denen alle Bestände sowie alle Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge eingetragen und belegt sind; mindestens eine körperliche Bestandsaufnahme je Artikel und Geschäftsjahr, deren Ergebnis in die Lagerbücher übernommen und deren Datum dort vermerkt wird; und Protokolle über Durchführung und Ergebnis der Zählung, die von den Zählern unterschrieben und zehn Jahre aufbewahrt werden.

Nicht zulässig ist die permanente Inventur nach R 5.3 Abs. 3 EStR für Bestände, bei denen durch Schwund, Verderb, Zerbrechlichkeit oder ähnliche Vorgänge ins Gewicht fallende unkontrollierbare Abgänge eintreten (es sei denn, sie lassen sich nach Erfahrungssätzen annähernd schätzen), und für Wirtschaftsgüter, die für den jeweiligen Betrieb besonders wertvoll sind. Diese Bestände werden zum Stichtag körperlich aufgenommen.

In der Praxis wird dann gezählt, wenn es ohnehin passt: in ruhigen Schichten, zonenweise oder gekoppelt an Prozesse. Zwei verwandte Verfahren senken den Aufwand zusätzlich, besonders in Lagern mit Lagerverwaltungssystem:

• Nullkontrolle (Nulldurchgangsinventur): Wird ein Lagerplatz laut System leer, bestätigt der Mitarbeiter, dass er tatsächlich leer ist. Die Bestätigung wird mit Zeitpunkt und Person protokolliert und gilt als Bestandsaufnahme dieses Platzes, mit minimalem Aufwand. Liegt doch noch Ware dort, wird sie gezählt und die Differenz geklärt.
• Einlagerungsinventur: In vollautomatischen, nicht begehbaren Lagern wird der Inhalt einer Ladeeinheit bei der Einlagerung nach Art und Menge geprüft und dokumentiert. Das gilt als Inventuraufnahme. Voraussetzung ist, dass Ein- und Auslagerungen nur mit gleichzeitiger Buchung möglich sind, der Lagerplatz vor jeder Einlagerung automatisch auf Leerstand geprüft wird und zwischen Lagereingang und Lagerplatz niemand auf die Ware zugreifen kann. Teilentnahmen laufen als Vollentnahme mit Rückeinlagerung des Rests. Ladeeinheiten, die im ganzen Geschäftsjahr nicht bewegt wurden, müssen spätestens zum Bilanzstichtag gesondert gezählt werden.

Eine permanente Inventur läuft in fünf Schritten ab:

1. Inventuranweisung: Verfahren, Zuständigkeiten, Zählregeln und Umgang mit Differenzen schriftlich festlegen.
2. Zählplan: Zählaufträge so verteilen, dass jeder Artikel im Geschäftsjahr mindestens einmal erfasst wird.
3. Zählung: blind und mit Scanner am Platz; der Platz ist während der Zählung für Bewegungen gesperrt.
4. Differenzklärung: Abweichungen über einer festgelegten Toleranz nachzählen und gegen die Bewegungshistorie prüfen.
5. Buchung und Ablage: Bestand berichtigen, Zähldatum vermerken, Protokolle unterschreiben oder revisionssicher signieren und zehn Jahre aufbewahren.

Stichprobeninventur: zählen, was statistisch nötig ist

§ 241 Abs. 1 HGB erlaubt, den Bestand mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben zu ermitteln. Gezählt wird nur ein Teil der Lagerplätze, aus dem Ergebnis wird auf den Gesamtbestand hochgerechnet. Das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, und der Aussagewert muss dem einer vollständigen körperlichen Aufnahme gleichkommen.

Gezählt wird nur noch die zufällig gezogene Stichprobe, bei großen Sortimenten oft ein kleiner Bruchteil der Positionen. Die Voraussetzungen sind allerdings anspruchsvoll:

• eine zuverlässige Lagerbuchführung mit platzgenauem Bestand, aus der die Stichprobe gezogen wird,
• ein anerkanntes, dokumentiertes Stichprobenverfahren mit Zufallsauswahl; nach der IDW-Stellungnahme HFA 1/1990 üblich sind ein Sicherheitsgrad von mindestens 95 % und ein Stichprobenfehler von höchstens 1 % des Bestandswerts,
• eine geringe Fehlerquote in der Bestandsführung, sonst muss die Stichprobe erweitert oder auf eine Vollaufnahme ausgewichen werden,
• eine Dokumentation von Parametern, Stichprobenauswahl, Zählung und Hochrechnung, die ein Dritter nachvollziehen kann.

Unterliegt Ihr Abschluss der Prüfungspflicht, stimmen Sie das Verfahren vor dem ersten Einsatz mit dem Abschlussprüfer ab; er prüft Methode, Bestandsführung und Zählung.

Hochwertige Artikel werden häufig vollständig gezählt und nur der breite Rest per Stichprobe erfasst. Welche Artikel in welche Gruppe fallen, ergibt sich aus einer ABC-Analyse, wie wir sie im Beitrag zur Lageroptimierung beschreiben.

Inventurverfahren im Überblick

Welches Verfahren passt zu Ihrem Lager?

Die Wahl hängt weniger von der Lagergröße ab als von der Qualität der Bestandsführung:

• Kein Lagerverwaltungssystem, Bestand nur summarisch oder lückenhaft gebucht: Stichtagsinventur, gegebenenfalls vor- oder nachverlegt. Führt die Warenwirtschaft alle Zu- und Abgänge artikelgenau und belegt, ist auch die permanente Inventur möglich, ohne Platzbezug aber aufwendiger.
• Lagerverwaltungssystem mit platzgenauem Bestand und gebuchten Bewegungen: permanente Inventur, ergänzt um Nullkontrollen.
• Großes Sortiment mit vielen gleichartigen Positionen und geringer Fehlerquote: Stichprobeninventur, oft kombiniert mit einer Vollaufnahme der A-Artikel.
• Vollautomatisches Lager ohne manuellen Zugriff: Einlagerungsinventur für den automatischen Bereich, ergänzt um eine Zählung der im Jahr nicht bewegten Ladeeinheiten. Für manuelle Bereiche gilt eines der übrigen Verfahren.
• Besonders wertvolle oder schwundanfällige Bestände: unabhängig von der Bestandsführung zeitnah zum Stichtag zählen.

Die Verfahren lassen sich kombinieren. Ein automatisches Hochregallager mit Einlagerungsinventur und ein manuelles Fachbodenlager mit permanenter Inventur kommen im selben Betrieb häufig nebeneinander vor. Entscheidend ist, dass das Vorgehen je Bereich in einer Inventuranweisung dokumentiert und, falls der Abschluss geprüft wird, mit dem Abschlussprüfer abgestimmt ist.

Wie ein Lagerverwaltungssystem die Inventur unterstützt

Die vereinfachten Verfahren setzen eine verlässliche Bestandsführung voraus. Genau die liefert ein Lagerverwaltungssystem, wenn es jede Bewegung platzgenau bucht. Für die Inventur selbst übernimmt es weitere Aufgaben:

• Zählaufträge erzeugen: nach Zone, Artikelgruppe oder Zeitpunkt der letzten Zählung, sodass jeder Platz einmal im Jahr erfasst wird.
• Mobil zählen: Erfassung per Scanner direkt am Platz statt auf Papierlisten, ohne spätere Abtipparbeit.
• Blind zählen: Der Zähler sieht den Sollbestand nicht und übernimmt ihn deshalb auch nicht unbewusst.
• Nullkontrollen auslösen: automatisch, sobald ein Platz rechnerisch leer wird.
• In automatischen Lagern: Ladeeinheiten zur Zählung an den Kommissionierplatz auslagern, während der Betrieb weiterläuft. Die automatischen Lagersysteme übernehmen den Transport.
• Differenzen nachvollziehen: Abweichungen mit der Bewegungshistorie des Platzes abgleichen, statt sie pauschal auszubuchen.

Die Inventurdifferenz je Artikelgruppe ist zugleich eine aussagekräftige Qualitätskennzahl für das Lager. Wie sie sich neben Umschlag und Lieferfähigkeit einordnet, zeigt unser Beitrag zu Lagerkennzahlen.

Fazit

Die Stichtagsinventur ist vor allem dort nötig, wo die Bestandsführung keine andere Methode trägt oder das Steuerrecht sie verlangt, etwa bei besonders wertvollen oder schwundanfälligen Beständen. Wer jede Bewegung platzgenau bucht, kann für den übrigen Bestand über das Jahr verteilt zählen oder mit Stichproben arbeiten und spart damit den Stillstand zum Jahresende. Der Weg dorthin führt über die Bestandsqualität: Erst wenn Buch- und Lagerbestand verlässlich übereinstimmen, tragen die vereinfachten Verfahren auch vor dem Abschlussprüfer.